Как управлять задачами с Wunderlist

Wunderlist — очень удобный сервис управления задачами, бесплатных аналогов которому я так и не нашёл. И это очередная статья о том, как с ним правильно работать.

Не так давно я уже рассказывал, как можно организовать управление задачами и проектами с помощью сервисов Trello и Wunderlist, но с тех пор концепция сильно поменялась. Во-первых, Trello я заменил на Zenkit, который так же поддерживает систему канбан, но даёт больше возможностей для настроек карточек и может отображать задачи в виде списков, таблиц и даже интеллект-карт. А во-вторых, саму систему управления проектами я начал использовать гораздо реже. Например, для работы в команде или для ведения списка идей для постов в блог.

Все мои задачи, обычные и по проектам, переехали в Wunderlist, из-за чего пришлось качественно переработать саму систему списков.

Настройка Wunderlist

Я так давно работаю с Wunderlist, что, честно не говоря, не знаю в каком виде он предстаёт перед новыми пользователями. Поэтому первым делом настроим списки задач. Для этого заходим в «Параметры учётной записи» и там выбираем пункт «Смарт-списки». Здесь важно поставить статус «Отображаться» на пунктах «Сегодня», «Неделя» и «Всё». Это необходимо сделать для того, чтобы можно было видеть все задачи с группировкой по спискам, а также отслеживать их по срокам выполнения.

Не забудьте зайти в «Уведомления» и проверить, чтобы о важных задачах вам сообщали везде, где можно.

Списки

В предыдущей статье про Wunderlist я предлагал минимизировать количество списков. Было так:

1. ВХОДЯЩИЕ (INBOX). Весь список задач.
2. POSTPONED. Отложенные задачи.
3. HOTSPOT. Список целей на какой-то период.
4. CONTENT. Заметки про контент, который следует прочитать, просмотреть, изучить.

Что изменилось?

Во-первых, я удалил список Postponed. Если задача регулярно повторяется, то проще поставить напоминание о ней в календаре Google. Все остальные отложенные задачи перекочевали в общий список, были делегированы или удалены.

Во-вторых, убрал нумерацию, перевёл названия на русский язык, а также создал списки под каждый проект. Получилось вот так. Извиняюсь за закрашенные задачи, не все свои рабочие проекты мне бы хотелось показывать раньше времени.

Мне всегда хотелось видеть все свои задачи в одном списке, но вариант с хранением их во Входящих привёл к полному бардаку. Если же включить в настройках смарт-список «Все», то в нём задачи группируются по спискам и в том порядке, котором они у вас расположены в боковом меню. Очень удобно.

Что касается самих списков, которые я использую:

1. Входящие. Все задачи поступают сюда, от рабочих до домашних. Я сознательно приучаю себя заносить их сначала во Входящие, чтобы раз в день можно было сесть, разобрать их по спискам и добавить напоминание по определённую дату и время.
2. Проекты. Это папка со списками по каждому рабочему проекту.
3. Цели. Всегда бью себя по рукам, чтобы не удалять этот список. Любые цели, которые я ставлю перед собой, должны быть визуализированы.
4. Контент. Всё, что хочется прочитать или посмотреть, пишется сюда.
5. Семья. Папка с личными или расшаренными списками всего, что касается дома и семьи.

Хэштеги

Ещё одно нововведение для меня — хэштеги по проектам. Их внедрение с одной стороны увеличивает время забивания задачи в программу, а с другой сильно упрощает разбор Входящих и даёт возможность фильтровать задачи по проектам.

Как с этим работать

Я сформулировал несколько правил для своей системы управления задачами:

1. Если ты не можешь выполнить задачу в течении следующих пяти минут — запиши её.

2. Записывай всё, не полагайся на память.

3. Раз в день разбирай папку Входящие.

4. У каждой задачи должен быть срок её исполнения.

5. Если срок исполнения задачи отложен больше, чем на две недели, перенеси её в Календарь и поставь напоминания.

В общем, достаточно стандартно для подобных систем. Самое главное приучить себя к этим правилам и не нарушать их. Все попытки списать не записанные задачи на сильную занятость или начать полагаться на собственную память очень быстро приведут к тому, что ваша система полетит к чертям. А это прежде всего значит, что когда-нибудь вы забудете что-то важное.

Надеюсь было полезно!

Ссылки по теме:
  1. Wundelist
  2. Работаем с Wunderlist и Trello. Системы управления задачами и проектами
  3. Переезжаем с Trello на Zenkit. Обзор сервиса управление проектами
  • Дмитрий

    Здравствуйте.
    Не боитесь полностью переходить на Wunderlist при слухах о закрытии этого проекта?

    • Опасаюсь. Но альтернативы бесплатной пока не вижу.

      • Andrey Perevozchikov

        Бесплатной да к сожалению нету, пичалька будет если wunderlist закроется, пока юзаю в бете версии MLO, возможно его буду покупать ценник 3000 руб за win версию и андроид версию напрягает

  • Мне OmniFocus очень нравится, но так как это эталон и профессиональное решение, стоит он немало. Но стóит!

  • Александр Татаринцев

    Как можно в Wunderlist проверять поставленную задачу сотруднику, а уже после самому ставить отметку выполнена она или нет? Тоесть сотрудник отмечает что выполнена, потом я проверяю и если все ок то закрываю данную задачу.

    • Для таких задач Wunderlist не подходит. Для этого существует множество других программ и сервисов.

    • Не получится это сделать в Wunderlist, но есть другие программы и веб-сервисы.)

  • Pingback: Zask — списки задач с тайм-трекером | Блог Евгения Левашова()

  • Pingback: 9 шаблонов органайзеров для учебы и работы | Блог Евгения Левашова()