Занявшись темой печати, я не мог пройти мимо самой сложной задачи в этом сегменте — автоматизации распечатки больших объемов документов. Да, в современном мире бизнесу и чиновникам для работы по прежнему необходимо прогонять через принтеры горы бумаги, чтобы, например, оформлять заявки на участия в конкурсах и аукционах. И тут на помощь приходит программа Print Conductor.

Как автоматизировать пакетную печать файлов. Print Conductor 1

Зачем нужна пакетная печать?

Если вы об этом спрашиваете, то никогда не печатали очень много документов. Я впервые столкнулся с этой задачей, когда распечатывал целую книгу о компании при подготовки документации к конкурсу на очень большую сумму. Требовалось буквально всё — чуть ли не напечатать расшифровку генома каждого сотрудника. Но в чём проблема просто загрузить очередь из документов в принтер?

А в том, что стандартная программа Windows «Очередь печати» позволяет добавлять только 15 задач. И, если вы загрузите туда многомегабайтные файлы, например, чертежи или графику, то эта очередь непременно зависнет. К гадалке не ходи. Да и сами принтеры, особенно бюджетные, не отличаются надёжностью. Они просто могут остановить печать в любой момент или зажевать лист бумаги.

Самое плохое, что эти проблемы практически всегда связаны друг с другом, так что, даже восстановив печать, вы рискуете потерять какие-то листы. Согласитесь, что при подготовке каких-либо важных документов такая проблема может быть критической.

И осталась проблема автоматизации. Если вы занимаетесь подготовкой и распечаткой документов на регулярной основе, то весь процесс может занимать очень много времени. Учитывая возможные ошибки и необходимость тщательного контроля за печатью, вам будет необходимо нанять сотрудника, в обязанностях которого будет только распечатка документов. Рационально? Не думаю. С программой для пакетной печати данных справится с процессом сможет любой сотрудник, а сам процесс будет занимать гораздо меньше времени.

Print Conductor

Программа Print Conductor как раз и предлагает простой и удобный интерфейс для добавления и упорядочивания файлов перед печатью, а также за контролем за ней. Кроме того, она позволяет собрать множество различных документов и объединить их в одном PDF-файле для отправки документации, например, по электронной почте.

Print Conductor работает с:

PDF-файлами
Офисными форматами документов: DOC и DOCX, XLS и XLSX, PPT и PPTX, PUB, ODT, TXT, RTF, WPD и другими
Файлами сообщений электронной почты MSG и EML
CAD-файлами и техническими чертежами: Autodesk AutoCAD DXF и DWG, SLDDRW, VSD, IDW, IPN (файлы Autodesk, SolidWorks, Visio) и другими
Файлами изображений: JPEG, PNG, TIFF, PSD, SVG, RAW, CorelDraw CDR, CGM и другими
Архивами и архивными файлами: RAR, ZIP, 7ZIP, GZIP, JAR, TAR, P7M
Файлами Zebra ZPL: этикетки, штрих-коды, QR-коды

Весь список форматов можно найти здесь.

Как это работает

Процесс простой, но все фишки в деталях. Добавьте файлы через диалоговые окна Добавить документ или Добавить папку, а также просто перетаскивая их в окно программы. Затем определите их очередность в списке, добавьте Паузы, чтобы успеть забрать документы из принтера и затем отправьте весь пакет на печать.

Как автоматизировать пакетную печать файлов. Print Conductor 2

Вы можете сохранить весь список файлов через Экспорт списка и загрузить его через Импорт в следующий раз. А — автоматизация.

Как не потерять листы

Чтобы вы были уверены в том, что абсолютно все листы ушли в распечатку, Print Conductor может создавать титульные страницы и отчеты.

Печать титульной страницы позволяет разделять отпечатанные экземпляры документов, чтобы те не перемешались. Вы можете выбрать из 10 разных шаблонов:

Пустая страница – пустой лист бумаги.
Четыре типа Обложки – разделительный лист с метаданными файла: имя файла, имя папки, путь к папке, тип файла.
Имя файла с логотипом программы – шаблон по умолчанию.
Имя файла без логотипа программы.
Имя файла без расширения.
Имя папки.
Путь к папке.

Отчеты, в свою очередь, предоставляют информацию о работе программы. Print Conductor может создавать:

Предварительный отчет перед началом сеанса печати. Включите отображение оценочного отчета с предполагаемым объемом бумаги перед началом сеанса печати. Он показывает количество бумаги, которое потребуется для этого сеанса печати, поэтому вы можете прогнозировать, сколько бумаги должно быть загружено в источник бумаги.
Подробный отчет – диалоговое окно с краткой сводкой, включающей названия документов и количество напечатанных страниц. Может быть сохранен как отдельный PDF.
Страница отчета – итоговый отчет после сеанса печати. Он показывает, сколько документов было успешно напечатано, и указывает их типы файлов. Также отображается общее количество документов, напечатанных с момента установки программы.

Как автоматизировать пакетную печать файлов. Print Conductor 3

Пакетная печать в PDF

Пакетная печать PDF-файлов — это, лично для меня, очень интересная и нужная возможность этой программы. Собрав нужные документы в очередь, можно создать большой многостраничный PDF.

Однако, для этого подойдет не всякий виртуальный принтер. Например, «Microsoft Print to PDF» не умеет складывать несколько печатаемых документов в один PDF. Чтобы объединить эти ограничения в Print Conductor нужно зайти в Настройки, выбрать Расширенные и поиском найти опцию «Single print job».

Если Single print job включен, то Print Conductor сам объединит файлы в одну очередь печати и Microsoft Print to PDF останется только сохранить её один раз в файл PDF.

Как автоматизировать пакетную печать файлов. Print Conductor 4

Более того, можно добавить печать аннотаций к PDF-файлам (Draw annotations) и другие параметры: наложение цветов (Overprint) для PDF с графикой и предварительная сортировка внутри портфолио PDF (Portfolio files pre-sorting).

Как автоматизировать пакетную печать файлов. Print Conductor 5

Что в итоге

Print Conductor позволяет оптимизировать печать PDF-файлов, офисных документов, технических чертежей, юридических документов, договоров, термоэтикеток, текстовых файлов, электронных писем с вложениями, диаграмм, презентаций, электронных таблиц, изображений и других файлов. Есть бесплатная версия для личного и некоммерческого использования.

Для компаний цена — 8900 руб. Однако, есть хорошие скидки на покупку нескольких лицензий.

Кстати, компаний-разработчик бесплатно предоставляет программы для документооборота медицинским учреждениям во время кризиса COVID-19.

Скачать Print Conductor

Спасибо, что читаете! На данный момент большинство моих заметок, статей и подборок выходит в telegram канале «Левашов». Обязательно подписывайтесь, чтобы не пропустить новости мира ИТ, полезные инструкции и нужные сервисы.

Респект за пост! Спасибо за работу!

Хотите больше постов в блоге? Подборок софта и сервисов, а также обзоры на гаджеты? Сейчас, чтобы писать регулярно и радовать вас большими обзорами, мне требуется помощь. Чтобы поддерживать сайт на регулярной основе, вы можете оформить подписку на российском сервисе Boosty. Или воспользоваться ЮMoney (бывшие Яндекс Деньги) для разовой поддержки:

Заранее спасибо! Все собранные средства будут пущены на развитие сайта. Поддержка проекта является подарком владельцу сайта.