Работаем с Wunderlist и Trello. Системы управления задачами и проектами

Как управлять задачами? Как разделить рабочие проекты и дела по дому? Различные методики GTD развёрнуто отвечают на ваши вопросы. Записывайте всё, выписывайте три важных дела на день, делите по срочности, дедлайнам. Мой опыт подсказывает, что всё это правильно, но не работает. Кнопки «Сделать всё хорошо» и здесь нет. Мало выбрать и внедрить систему GTD, необходимо понять, где заканчиваются простые списки дел и начинаются проекты, для которых вам, возможно, придётся придумать свою собственную СRM.

Долгое время я вёл все свои задачи и рабочие проекты в Wunderlist. Замечательная программа, хорошо продуманная структура каталогов… В итоге я работал лишь с одним списком — входящими задачами. А между тем в других порой оказывались забытыми сохранённые ссылки, идеи для постов и многое другое. Осознав эту проблему, я оставил только INBOX. Результат — всё перед глазами, но всё в кучу. Важные рабочие задачи смешивались с заметками типа “позвонить Саше” или “купить замок”. Хранить десяток-другой ссылок-идей для блога в общем списке тоже оказалось плохой идеей и они перекочевали в одну задачу. Где и благополучно забывались .

Перепробовав ещё несколько программ и концепций GTD, я понял пора разделять задачи не только по категориям, но и даже по сервисам. Мухи — отдельно, котлеты — отдельно.

Задачи

Под мухами я тут понимаю небольшие задачи типа «Сходи туда», «Купи это», «Начни работать на тем-то», а так же заметки из разряда «Название книги/фильма/сериала». Всё это может комфортно храниться, например, в Wunderlist. Я взял за основу уже один раз описанную мною систему GTD и убрал из неё всё, что хоть как-то касалась работ и блогов. Получилось следующее:

ВХОДЯЩИЕ (INBOX). В этот список попадают все дела, заметки и идеи. Основной принцип — эти задачи или должны быстро решаться, или должны перейти в другой список. Например, если мне нужно написать огромный текст для Хабра, то я пишу «Начать писать… », а не просто тему. Сел работать – закрыл задачу. Казалось бы, что такие важные дела легко держать в голове, но это не так — всегда есть вероятность что-либо забыть.

POSTPONED. Некоторые задачи повторяются регулярно или требуют к себе внимания через месяц или даже год. Эта категория как раз создана, чтобы не захламлять общую ленту. Однако, надо не забывать ставить на каждую такую задачу напоминание.

HOTSPOT. Это не дела – это цели. На месяц, на год, на пять лет. Научиться чему-то новому, куда-то поехать… Полезно держать это перед глазами.

CONTENT. Если мне советуют фильмы, сериалы, книги, статьи, то я сохраняю названия в этой категории.

Была сохранена концепция ведения «все задачи перед глазами», но убран весь «шум». Дзен ведения задач достигнут, осталось разобраться с рабочими проектами.

Проекты

Да, теперь, собственно, котлеты. Под ними я понимаю все крупные проекты, которые я веду. Работа — это проект, блог — проект, хобби… Ну, вы поняли. Любое дело можно и нужно рассматривать как собственный проект. Конечно, тут важно не наплодить их с десяток, чтобы потом не безнадёжно запутаться. Например, у меня есть два основных направления работы:

Технический писатель. Постоянно обновляющиеся и поступающие задачи по технической документации на основной работе. Большой и, причём, командный проект.
Автор. Статьи для блога, Хабра, некоторых журналов и другие задачи на написание любых текстов.

Думаю, что моя логика тут ясна. Задачи, которые занимают много времени или просто схожи, должны быть объединены.

Осталось разобраться, как вести проекты. Для сервиса важны следующие параметры:

Простота. Если на создание задачи тратится больше минуты, но нафиг не нужна такая система.
Наглядность. Я должен всегда видеть к какому виду работ относится задача, этап исполнения и сроки дедлайнов.
Удобная кроссплатформенность. Если у сервиса отличный веб интерфейс и отвратительное приложение, то как с ним работать?
Интеграция с другими сервисами. Для меня важна интеграция с Google Drive.

Не буду вас утомлять подробностями выбора, а скажу сразу, что я остановился на уже знакомом мне сервисе Trello.

Trello

Trello — это виртуальная доска со списками карточек.

Каждая карточка — это задача. Карточки имеют множество возможностей. В них вы можете добавлять комментарии, загружать файлы, задавать дедлайны, назначать текстовые и цветовые метки.

Каждый список — состояние проекта. Например, вот рабочая доска Writing. Для неё есть 6 состояний проекта:

Themes.Идеи и темы для текстов.
To Do. Задачи, над которыми надо работать.
In progress. Задачи в работе.
Done. Готовые задачи.
Posted. Опубликованные.
Archive. Архив.

Последние два состояния сделаны для анализа собственной работы, а так же потому, что к некоторым темам я иногда возвращаюсь. Такой принцип работы с Trello далеко не нов, но не все его используют. Карточки здесь создаются в Themes или же сразу в To Do, когда задача поступает срочно. Затем они кочуют из списка в список, проходя все этапы работы с задачей.

В Trello замечательно реализованы все требования к системе управления проектами. Для каждой задачи я присваиваю цветовую метку и выставляю срок исполнения. Если работа командная, то ещё задаётся исполнитель. В описании указывается необходимая информация и ссылки. Не так давно Trello добавили функционал интеграции с различными сервисами. В бесплатной версии можно подключить лишь один, но это мне как раз и нужно. Для больших текстов я прикрепляю документ в Google Drive. Если мне надо срочно сделать правки по тексту, то я сразу из приложения на смартфоне или с сайта перехожу к документу и начинаю с ним работать. Это ускорение на два-три шага.

Так же в Trello можно просто прикреплять файлы, создавать чек-листы, писать комментарии к задаче. Когда работаешь из разных мест и с различных устройств, такой функционал сильно упрощает жизнь. Конечно, можно хранить всё в папках любых облачных сервисов, но практика показывает, что при большой загруженности можно быстро вернуться к бардаку, от которого я так стараюсь избавиться.

Итого

Можно вполне легко прожить без всех этих сложностей с задачами и проектами. Записывать важные дела в ежедневник, не важные писать на стикерах и приклеивать к монитору. Что-то запоминать. Такая система опробована годами и отлично работает. Но если ваш список задач начнёт переваливать за одну страницу ежедневника и вы устанете переписывать их каждую неделю. Если за ворохом важных дел вы начнёте забивать на второстепенные или, что хуже, забывать о хороших идеях. Вот тогда вам следует задуматься о правильной системе управления задачами и проектами. Вы переберёте множество методик и выберете что-то своё. Надеюсь, что мой опыт и моя система помогут вам в этом.